Schoon en netjes in 6 stappen
Organisatie van het bureau gemakkelijk gemaakt
Voortdurend groeiende stapels ordners, talloze blocnotes, foto's van de laatste vakantie en ongewassen koffiekopjes – zo ziet het er op veel bureaus uit. Hoewel er studies zijn die aantonen, dat een rommelige werkplek de creativiteit stimuleert, zijn er enkele argumenten voor de goed georganiseerde variant.
Het Fraunhofer-institut heeft vastgesteld dat tot een derde van de werktijd wordt verspild in kantoren met activiteiten zonder toegevoegde waarde. Ongeorganiseerde bureaus, waar medewerkers voortdurend moeten zoeken naar het juiste document, dragen in belangrijke mate bij aan deze inefficiëntie. Dat is gemakkelijk te vermijden. We laten u zien hoe.
Waarom is de organisatie van het bureau zo belangrijk?
Op het eerste gezicht lijkt het contraproductief om tijd te besteden aan het organiseren van uw bureau. U zou immers beter kunnen werken. Een goed georganiseerd bureau is echter in vele opzichten voordelig voor u:
- U zult sneller werken als u al uw werkmateriaal direct bij de hand heeft.
- U bent productiever en kunt zich beter concentreren als uw werk niet wordt onderbroken door zoekopdrachten.
- U kunt zich vrijer bewegen als er genoeg ruimte op uw bureau is.
- U maakt een professionele indruk op klanten en collega's als uw bureau opgeruimd is.
- U voorkomt de verspreiding van bacteriën en virussen als uw bureau regelmatig wordt gereinigd.
In 6 stappen naar een perfect georganiseerd bureau
Veel medewerkers willen graag een opgeruimd bureau, maar weten niet waar ze moeten beginnen. We kunnen u helpen om deze hindernis te overwinnen. In zes stappen kunt u uw bureau zo inrichten dat het op de lange termijn netjes blijft.
1. Uw bureau opruimen en leeg maken
Om voldoende ruimte te hebben voor opnieuw inrichten, moet u eerst alle objecten en papieren van uw bureau verwijderen. Veeg vervolgens het bureaublad af met een vochtige microvezeldoek. U moet ook uw lades volledig leegmaken en met een vochtige doek schoon maken.
In principe is het raadzaam om het bureau één keer per week schoon te maken. U moet echter onmiddellijk alle voedselresten of vlekken van gemorste dranken wegvegen, zodat er geen kiembronnen kunnen ontstaan. In het volgende hoofdstuk komt u meer te weten over de juiste reiniging van uw elektronische kantoorapparatuur.
2. Documenten en gereedschappen sorteren
Nu ligt er vast een hele stapel papier en werkmateriaal voor u. Het beste is om te beginnen met het sorteren van de documenten. U kunt ze op vier stapels leggen:
- Direct nodig voor de huidige taken
- Voortdurend nodig
- Niet zeker of het nog nodig is
- Kan onmiddellijk worden verwijderd
Alles wat op stapel 4) is beland, kan onmiddellijk worden weggegooid. De documenten in stapel 3) kunnen na twee weken worden verwijderd als u ze niet eerder hebt gebruikt. Papieren in stapels 1) en 2) kunnen terug op uw bureau, bij voorkeur goed gerangschikt in een sorteerelement.
Ga nu aan de gang met werkmateriaal zoals pennen, paperclips en andere gebruiksvoorwerpen. Alles wat niet meer functioneel is, kan direct weg. Materialen die u niet meer nodig heeft, moeten worden teruggestuurd naar het magazijn of worden doorgegeven aan collega's.
3. Werkuitrusting ergonomisch inrichten
Het doel van deze stap is om alle vaak benodigde arbeidsmiddelen zo te ordenen dat ze gemakkelijk te bereiken zijn en gemakkelijk zonder rugpijn te bereiken zijn. Met deze hulpmiddelen kunt u voorkomen dat uw bureau meteen weer wanordelijk wordt:
- Gebruik zogenaamde bureau vrijmakers om meer ruimte op uw bureau te creëren. Met draaibare armen voor monitoren en telefoons en statieven voor notebooks en tablets kunt u uw hardware flexibel binnen handbereik plaatsen.
- Met behulp van archiefsystemen zoals sorteerbakken, orderdraaitafels en ladekasten kunt u het papierwerk op uw bureau verminderen. Alle documenten hebben hun vaste plaats.
4. Laden organiseren
Elek werkmiddel dat direct binnen handbereik moet zijn, maar niet op het bureau thuishoort, kan in uw laden worden opgeborgen. Om te voorkomen dat ze in de chaos verdwijnen, hebben we drie tips voor u:
- Gebruik verdelers en opbergboxen om praktische compartimenten te creëren waar uw kantoorbenodigdheden een vaste plek hebben. Op deze manier wordt de orde permanent gehandhaafd.
- Bedek uw laden met een antislipmat, zodat objecten niet verschuiven zodra u de laden opent.
- Label uw laden met daarin de vakken, zodat alle materialen altijd op dezelfde plaats terechtkomen.
5. Creëer een lade voor de ingekomen post
In de loop van de dag komen er allerlei documenten, brieven en notities op uw bureau binnen. Om te voorkomen dat ze uw nieuw aangemaakte order door elkaar halen, vraagt u uw collega's om alle post in een door u aangewezen inleglade te plaatsen. Op deze manier kunt u uw post op specifieke momenten van de dag verwerken en wordt u niet gestoord tijdens uw werk. Loop de post door en stel uw prioriteiten als volgt:
- Gooi onbelangrijke zaken onmiddellijk weg.
- Stuur documenten door waarvoor u niet verantwoordelijk bent.
- Doe alles wat kan worden gearchiveerd direct in de juiste mappen.
- Werk meteen af wat er in minder dan vijf minuten gedaan kan worden.
- Bepaal wanneer u alle andere documenten wilt verwerken en leg ze op volgorde van opnieuw bekijken, bijvoorbeeld in een gedefinieerd compartiment in uw sorteerelement.
6. Opruimen aan het einde van elke werkdag
Neem aan het einde van elke werkdag vijf minuten voor een opruimingsritueel. Zet alle werkmaterialen terug op hun juiste plaats, zodat u elke ochtend met een schoon bureau begint. Dit zal u aan het einde van de dag alvast in de stemming brengen voor een welverdiende vrije avond.
Wat is de beste manier om elektronische apparatuur op het bureau te reinigen?
Waar verzamelen de meeste bacteriën en virussen zich op kantoor? Na het koffiekopje van gisteren is de telefoon de grootste bron van ziektekiemen. Hoe u dit en andere kantoorbenodigdheden goed kunt schoonmaken, zullen we u hier vertellen.
Telefoon en smartphone
Bacteriën uit uw hand en mond zetten zich vast op uw telefoon. U moet hem daarom dagelijks schoonmaken, vooral in het koudeseizoen.
- Schakel de telefoon of smartphone uit.
- Veeg de hoorn en de toetsen van de telefoon af met een microvezeldoek en ontsmettingsmiddel.
- Maak het aanraakscherm van de smartphone schoon met een alcoholvrije hygiënespray en een microvezeldoekje.
- Zorg ervoor dat er geen vloeistof in de behuizing loopt.
Toetsenbord
Besmeurde vingers en eetkruimels aan uw bureau zullen uw toetsenbord vies maken. Afhankelijk van de vervuilingsgraad moet een wekelijkse reiniging voldoende zijn.
- Sluit de computer af.
- Draai het toetsenbord om en schud de losse deeltjes eruit.
- Hardnekkig vuil uitblazen met een persluchtspray.
- Veeg het toetsenbord af met een vochtige microvezeldoek en ontsmettingsmiddel.
- Maak de tussenruimtes schoon met wattenstaafjes.
Muis
Wat voor uw toetsenbord geldt, geldt ook voor uw muis: Dagelijkse reiniging is noodzakelijk om de verspreiding van ziektekiemen in te dammen.
- Sluit de computer af.
- Veeg de muis af met een microvezeldoekje en ontsmettingsmiddel.
Beeldscherm
Een wekelijkse reiniging van uw monitor zorgt voor een streeploos zicht zonder vingerafdrukken.
- Sluit de computer af en ontkoppel de stroombron van de monitor.
- Veeg het scherm af met een licht bevochtigd microvezeldoekje.
- Gebruik geen glasreinigers of reinigingsmiddelen op basis van alcohol, omdat deze het oppervlak kunnen aantasten.
We hopen dat de tips in dit artikel u zullen helpen bij het verkrijgen van een prettige en schone werkplek. Wij adviseren u graag over geschikte kantoorapparatuur, reinigingsmiddelen en sanitairbenodigdheden.
