Thuiskantoor
11 tips om succesvol vanuit huis te werken
Steeds meer bedrijven bieden hun medewerkers de mogelijkheid om thuis te werken. Het zogenaamde thuiskantoor biedt echter enkele uitdagingen. Om echt productief te zijn in het thuiskantoor, is het niet voldoende om de laptop gewoon open te klappen. De thuiswerkplek moet goed ingericht en de werkdag goed georganiseerd zijn, zodat er een nieuw werkritme kan ontstaan.
Om het werken tussen uw eigen vier muren soepel te laten verlopen, geven we u waardevolle tips over het inrichten van uw werkplek, het organiseren van uw werkdag en het virtueel samenwerken met uw collega's.
Wat er komt kijken bij het inrichten van een thuiskantoor
Het eerste dat u in uw huis dient te doen, is een ruimte creëren waarin u opgeruimd en geconcentreerd kunt werken. Als de werkplek slim is ingericht, is het gemakkelijker om mentaal over te schakelen naar de kantoormodus. Omgekeerd is het ook gemakkelijker om na een werkdag “thuis” te komen. Met deze vier tips overwint u de uitdagingen die het thuiskantoor u biedt:
1. Zoek een geschikte werkplek
Verhuizen van de keukentafel naar de bank en vervolgens naar de tuinstoel zorgt weliswaar voor afwisseling, maar bevordert de concentratie niet. Er is behoefte aan een vaste plek die alleen bedoeld is om te werken.
Een aparte werkkamer is natuurlijk ideaal, maar niet altijd aanwezig. Vaak is het al voldoende om een afgeschermd gedeelte te creëren. Roomdividers zoals planten, boekenkasten en scheidingswanden zorgen voor een visuele afbakening van werkplek en woonkamer.
2. Zorg voor voldoende licht
Net als op kantoor is ook in huis een optimale verlichting van de werkplek belangrijk. Daglicht is hiervoor ideaal, maar mag niet verblinden. In dit geval kunnen gordijnen of rolgordijnen de felle zonnestralen verzachten.
Let op lichtreflecties! Zorg ervoor dat uw ramen niet worden weerspiegeld in uw beeldscherm. Door lichtreflecties worden de ogen sneller moe. U kunt uw monitor daarom het beste zijdelings ten opzichte van het raam plaatsen.
Als er niet voldoende daglicht is, is een bureaulamp een goede oplossing. Deze dient een lichtintensiteit van minimaal 500 lux te hebben. Hier vindt u meer informatie over slimme verlichtingsconcepten voor elke werkplek.
3. Kies een comfortabele bureaustoel
Ook in uw thuiskantoor zult u een groot deel van de werkdag zittend doorbrengen. Om het uzelf comfortabel te maken, is een ergonomische bureaustoel die vriendelijk is voor de rug, onontbeerlijk.
Het voordeel van uw werkplek thuis is dat u deze naar uw wensen kunt kiezen, tegenover een standaard stoel op het werk. Dit is belangrijk want de geschikte bureaustoel ziet er voor iedereen anders uit. Hoe u de juiste bureaustoel kiest, leest u hier.
4. Houd de benodigde spullen bij de hand
Het is gemakkelijk om te onderschatten wat u nodig hebt om efficiënt en productief te werken. Wat op kantoor vanzelfsprekend is, wordt thuis al snel een uitdaging.
Zo moet de toegang tot alle programma's en het bedrijfsnetwerk ook met de wifi thuis functioneren. De headset moet klaar liggen voor een videoconferentie en de printer moet correct zijn aangesloten. Dit voorkomt dat u voortdurend op zoek bent naar het juiste materiaal en bespaart u tijd en zenuwen.
Hoe u uw werkdag goed organiseert
Nadat uw thuiskantoor goed is ingericht en uitgerust, staat niets een productieve werkdag meer in de weg. Helaas is de realiteit thuis vaak anders door veel afleiding en een gebrek aan routine. De volgende vier tips helpen u om uw werkdag thuis effectief te organiseren:
1. Bepaal vaste werktijden
Als u thuis werkt, vervaagt de grens tussen werktijd en vrije tijd heel erg snel. Zonder de weg van huis naar kantoor en omgekeerd verdwijnt de belangrijke ruimtelijke buffer die het kantoor van uw huis scheidt.
Om dat tegen te gaan, kunt u het beste een vast tijdstip instellen voor het begin en einde van uw werkdag. Laat ook uw gezinsleden weten wanneer u ’op het werk’ bent, zodat u tijdens de werkuren niet wordt gestoord en geconcentreerd kunt blijven.
2. Kies geschikte kleding
Het is verleidelijk om de hele dag thuis door te brengen in een badjas of pyjama. De manier waarop u zich kleedt, heeft echter ook invloed op uw gemoedstoestand. In slonzige kleding is men zelden echt productief.
Natuurlijk hoeft u thuis niet in een pak of zakelijk kostuum aan uw bureau te zitten. Maar trek in ieder geval wel comfortabele kleding aan die u ook op kantoor zou dragen. Dan komt u tenminste ook tijdens een spontane videoconferentie met de baas goed voor de dag.
3. Neem regelmatig pauze
Ook thuis geldt: neem even pauze voordat uw concentratie afneemt. Gun uzelf na een uur geconcentreerd werken vijf tot tien minuten rust. Het belangrijkste daarbij is dat u niet aan uw bureau blijft zitten. Sta op, maak een korte wandeling door uw woning, open een raam en haal even een frisse neus.
Voelt u zich vaak lusteloos na de lunch? Met een kort middagslaapje van 20 minuten, ook wel een powernap genoemd, overwint u deze dip en begint u met frisse energie aan de middag. U dient uw ogen echter niet langer dan 20 minuten te sluiten, anders komt u in een diepe slaap terecht.
4. Voorkom afleiding
De collega, die op kantoor steeds aan uw bureau staat, kan u nu niet meer lastig vallen. Maar thuis liggen andere afleidingen op de loer. In de keuken staat nog ongewassen vaatwerk, de tv staat nog aan en het spannende boek dat u de vorige avond aan het lezen was, oefent een aantrekkingskracht op u uit.
Om u echt op uw werk te kunnen concentreren, moeten deze storende factoren worden weggenomen. Houd uw smartphone, tablet en boeken buiten uw bereik en zet indien mogelijk alle notificaties uit.
Hoe u virtueel samenwerkt met uw collega's
Wanneer alle collega's thuiswerken, ontstaan er compleet nieuwe uitdagingen op het gebied van samenwerking. Met de volgende drie tips staat niets succesvol teamwerk vanuit het thuiskantoor in de weg.
1. Gebruik samenwerkingstools
Thuis loopt u niet zomaar het naastgelegen kantoor binnen om een collega een belangrijke vraag te stellen. Daarom moet de manier waarop u met uw team communiceert en samenwerkt veranderen wanneer iedereen thuis werkt.
Gelukkig zijn er allerlei handige samenwerkingstools die dit mogelijk maken. Dit zijn onze favorieten:
- Hebt u wat informatie nodig van een collega? Chat kort met haar via Slack.
- Moet u uw collega iets uitleggen? Met Loom kunt u een korte video maken van wat u op uw scherm aan het doen bent.
- Bent u op zoek naar de actuele versie van een document? In Google Drive of Microsoft OneDrive kunt u samen met uw collega's aan dezelfde documenten werken.
- Wilt u de status van een project weten? Met behulp van een projectmanagementsoftware zoals Trello of Monday hebt u altijd al uw taken onder één dak.
2. Schep de juiste verwachtingen
Op kantoor liggen de werktijden duidelijk vast: collega's pauzeren meestal tegelijkertijd en degenen die niet op kantoor zijn, zitten waarschijnlijk in een vergadering of zijn eerder klaar met werken. Bij het werken vanuit huis is de beschikbaarheid van collega's niet zo gemakkelijk te zien.
Om ervoor te zorgen dat er geen wrok in het team ontstaat als u niet onmiddellijk reageert op een dringend bericht, moet u ervoor zorgen dat u duidelijke verwachtingen schept met betrekking tot uw bereikbaarheid. Laat uw collega's weten wanneer u beschikbaar bent voor chat- en videogesprekken, wanneer u ongestoord wilt werken en wanneer u niet aan uw bureau zit. Uw collega's leren deze grenzen te respecteren.
3. Plan tijd in voor een babbeltje onder het genot van een kopje koffie
Onderschat het belang van korte, informele gesprekken en persoonlijke uitwisselingen met uw collega's niet. Dit zijn vaak de eerste dingen die veel medewerkers missen als ze thuis werken. Sommigen klagen zelfs over eenzaamheid.
Dit kunt u doelgericht tegengaan door bewust tijd in te plannen voor een praatje met een collega onder het genot van een kopje koffie. Dat kan een telefoongesprek van 10 minuten zijn of een korte videoconferentie met uw favoriete collega's.
Bent u op zoek naar de geschikte uitrusting voor uw thuiswerkplek? Van bureaustoelen en ergonomische bureaubenodigdheden tot reinigingsmiddelen: alles voor uw nieuwe thuiskantoor vindt u hier.
Neem contact met ons op!
We zijn beschikbaar om eventuele verdere vragen kosteloos te beantwoorden