Werkomgeving en productiviteit
3 bewezen strategieën voor het organiseren van de werkplek en het verhogen van de productiviteit
Onproductief werk heeft vele gezichten: het team is niet gemotiveerd tijdens vergaderingen, bepaalde werknemers zijn opvallend vaak afwezig of de kwaliteit van het werk laat over het algemeen te wensen over. De lijst kan eindeloos doorgaan en u kunt ongetwijfeld wel één of twee voorbeelden uit uw bedrijf opnoemen.
Maar al te vaak worden algemene benaderingen zoals “Inzetten op participatie!” of “De communicatie verbeteren!” aangeboden als tegenmaatregelen. Maar hoe kunnen hieruit concrete en uitvoerbare strategieën worden gehaald om de productiviteit te verhogen?
Om deze vraag te kunnen beantwoorden, is het nodig de factoren onder de loep te nemen die de productiviteit van de werknemers in uw bedrijf aanzienlijk beïnvloeden:
De werkplek
De inrichting en de kwaliteit van de fysieke werkomgeving kunnen de productiviteit van uw team zowel verlagen als verhogen.
De werkprocessen
Geoptimaliseerde workflows binnen uw bedrijf verhogen de efficiëntie, zorgen voor meer transparantie en bevorderen de samenwerking binnen uw team - kortom, de productiviteit wordt verhoogd.
De werksfeer
Een goede bedrijfscultuur heeft invloed op de mentaliteit van uw werknemers en de manier waarop ze met elkaar omgaan, en uit zich in de kwaliteit en productiviteit van het werk in uw bedrijf.
Positieve veranderingen op deze vlakken zullen u helpen om de betrokkenheid van uw werknemers te vergroten, de efficiëntie van uw team te verhogen en uiteindelijk het ziekteverzuim te verlagen. In dit artikel vindt u een strategie voor ieder gebied met concrete verbeteringsvoorstellen die u zullen helpen om nieuwe maatregelen te treffen om de productiviteit te verhogen of om de bestaande methoden in uw bedrijf te verbeteren.
1. Een aangename werkomgeving die de productiviteit bevordert
Laat ons beginnen bij het begin: de toestand van de directe fysieke omgeving van uw werknemers. Welke invloed hebben factoren zoals lawaai, licht of luchtkwaliteit op de productiviteit van uw team? Is de inrichting van uw ruimte bevorderlijk voor creativiteit en productiviteit?
- Erg donkere verlichtingssituaties, een slechte luchtkwaliteit en hoge temperaturen in de werkruimte en geluidsoverlast van productie- of opslagruimtes kunnen niet alleen storend zijn, maar in sommige gevallen zelfs schadelijk voor de gezondheid.
Het beste is om werknemers rechtstreeks te vragen welke omstandigheden ze als stresserend ervaren. Ook schijnbaar onmerkbare geluiden, zoals het veelvuldig rinkelen van (mobiele) telefoons, kunnen op lange termijn erg afleidend zijn en een negatieve invloed hebben op de productiviteit. - Een open werkplek met groepsbureaus bevordert de creativiteit en productiviteit. Kan of wilt u uw kantoor niet volledig ombouwen?
Overweeg bijvoorbeeld om een ruimte specifiek in te richten voor interactieve methoden voor besluitvorming of idee-ontwikkeling met analoge presentatiemiddelen en comfortabele zitmeubels. - Let ook eens op de netheid en orde van de ruimte: een goed gestructureerde en opgeruimde werkplek zonder rondslingerende dossiers, opgestapelde dozen of kruimels op toetsenborden zal ervoor zorgen dat uw werknemers zich beter kunnen concentreren.
2. Efficiënte en ontlastende werkprocessen
De organisatorische processen in uw bedrijf hebben ook invloed op de prestaties van uw werknemers: hoe duidelijker en gestructureerder de werkprocessen zijn, hoe efficiënter en productiever uw team kan werken.
- Verbeter de workflows in uw bedrijf: door middel van gestandaardiseerde mappenstructuren is het eenvoudiger om documenten op verschillende afdelingen terug te vinden, terwijl gestandaardiseerde formulieren en vrijgaveprocessen zorgen voor een vlotte en snelle dagelijkse workflow.
- Veel taken op het gebied van inkoopbeheer of boekhouding kunnen vereenvoudigd worden door gebruik te maken van online tools en geautomatiseerde oplossingen, zoals elektronische aankoop. Dit bespaart u tijd en middelen en verlicht de werkdruk van uw medewerkers.
- Vereenvoudig opdrachten die repetitief zijn en telkens veel tijd kosten: richtlijnen of gestandaardiseerde trainingsprogramma's zijn bijvoorbeeld ideaal voor de inwerkperiode van nieuwe werknemers of voor veiligheidsinstructies.
3. Een positieve en open bedrijfscultuur
Productiviteit, betrokkenheid en motivatie zijn thema's die nauw met elkaar verbonden zijn en bovendien van elkaar afhangen. Ons laatste punt, werksfeer, is daarom wellicht het meest complexe onderwerp en tegelijkertijd één van de belangrijkste om de productiviteit te kunnen verhogen.
- Een goede work-life-balance en het recht op inspraak bij het bepalen van de werktijden verhogen de motivatie en bijgevolg de productiviteit. Geef uw werknemers de ruimte om hun werktijden flexibel in te plannen.
Bied een aantal dagen thuiswerk aan of geef het team meer vrijheid rond lunchpauzes: als het hen bijvoorbeeld beter uitkomt om op een bepaalde dag van de week hun pauze wat te verlengen, kunnen ze de volgende dag wat vroeger naar het werk komen.
Een goede communicatie is een uitgebreid thema. Graag geven we u de volgende basistips:
- Maak regelmatig tijd en ruimte om te praten over schijnbaar "onbelangrijke" onderwerpen van het dagelijkse kantoorleven om zo dialoog aan te moedigen.
- Let tijdens vergaderingen op positieve communicatie: maak geen verwijten en haal geen oude problemen uit het verleden naar voren, maar doe constructieve verbeteringsvoorstellen gericht op de toekomst.
- De gezondheid van uw werknemers beperkt zich niet alleen tot de bovengenoemde fysieke factoren, maar houdt ook mentale aspecten in, zoals stressniveaus. De moeilijkheid: zowel te veel als te weinig stress kan de productiviteit verminderen. Hiervoor moet u uw team dus goed kennen: wie doet al lange tijd dezelfde taken en kan wel de motivatieboost gebruiken van een kortere deadline? Wie is nog relatief nieuw, moet nog veel leren en kan wel een beetje verlichting gebruiken?
Zet door: het verhogen van de productiviteit is een voortdurend proces
Een sterke betrokkenheid van werknemers, een efficiënte organisatie van de werkplek en de verhoging van de productiviteit zijn thema's die vaak slechts geleidelijk aan worden gerealiseerd. Laat u niet ontmoedigen door de overvloed aan mogelijke (en vaak noodzakelijke) maatregelen.
Het beste is om eerst de doelen te selecteren die het makkelijkst te realiseren zijn. Stel vervolgens deadlines vast voor de moeilijkere punten en bedenk welke maatregelen op korte termijn u stapsgewijs wilt invoeren om op lange termijn complexere doelen te bereiken.
Neem contact met ons op!
Wij staan voor uw vragen ter beschikking en beantwoorden deze gratis.